DOSYA SIRTLIĞI

yorumsuz
1.184 kez okundu

DOSYA SIRTLIĞI

 

(Desimal dosya sistemi) Dosya sırtlığı dosyaların hangi konuları içerdiğini göstermek için dosyaların sırtlarına yazılan şerit şeklindeki etiketlerdir. Aranılan herhangi bir şeye kolayca ulaşabilmek için düzenli olmak gerekmektedir. Bu hayatın her alanında böyledir. Bir muhasebeci, avukat, kütüphaneci, doktor için düzenli kayıt tutmak ne kadar önemliyse bir yönetici için de kayıtların düzenli tutulması önemlidir. Bu yöneticinin yönettiği şey bir okul olabilir, bir hastane olabilir, bir işletme olabilir. Bazı kayıtlar ortaktır. Her birinin çalışanı vardır bu sebeple özlük dosyası her kurumda bulunur. Genel giderler gibi bazı kalemler de ortaktır. İşte bu sebeple bazı kayıtlar ortaktır. Kayıtları tuttuğumuz dosyalar iş yükü arttıkça sayı olarak artacaktır. Aradığı kayıtlara çabuk ulaşmak isteyen yönetici her bir dosya için içindeki kayıtları esas alarak dosya sırtlarına uygun numaralandırmalar yapmalıdır. Milli Eğitim Bakanlığı’nın bu dosya sırtlarını numaralandırmak için uygun bir sistemi bulunmaktadır. Desimal dosyalama sistemi ile dosya sırtlığı hazırlanır. Desimal dosyalama sistemi ile hazırlanan dosya sırtlığı bakanlığın işlemlerinin on ana başlığa ve bu ana başlıkların kendi içerisinde onlu sistem şeklinde alt başlıklara bölünmesine dayanan bir dosyalama sistemidir. Bu işlem kurum yöneticilerince yapılır. Desimal dosyalama sistemi ile dosya sırtlıklarını numaralandırmanın sağladığı çeşitli avantajlar vardır. Bu avantajlar şöyledir;

• İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim kolaylaşır,

• İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere kolay erişim daha sonraki faaliyetler için doğru ve isabetli karar alınmasını sağlar

• Bilgi ve belgelere kolay erişim iş ve işlemlerin verimliliğini artırır,

• Kurumların ve bireylerin haklarını korumasına yardımcı olur,

• Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına engel olur,

• Güncelliğini kaybetmesi sebebiyle saklanmasına gerek görülmeyen belgeler ile arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgeler daha kolay ayrılabilir,

• Kurumların ve toplum hafızasının yok olmasına engel olunur.

 

16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ve böylece yürürlüğe giren ‘’Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’’in 22.02.2005 tarih ve 25735 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ‘’Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’’in 5 inci maddesi “Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri” başlığını taşımaktadır. Bu yönetmeliğin 44. maddesi, “Mükellefler, yaptıkları hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada durmasını sağlamak amacıyla dosya planları ve dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler” ifadesini barındırmaktadır. Böylece desimal dosyalama sistemin gerekliliği ve dosya sırtlığı’nı numaralandırmanın önemi vurgulanmıştır. Kurumların faaliyetleri ile ortaya çıkan binlerce belgenin her zaman faydalanılabilir şekilde düzenli tutulması bu belgeleri ortaya çıkaran kurumlar için büyük fayda sağlayacaktır. Bu fayda sadece kurumların yararına değil aynı zamanda kurumlardan hizmet alan toplumunda faydasına olacaktır. Kurumlar ile kurumlardan hizmet sağlayanlar arasında ortaya çıkabilecek olan hukuki uyuşmazlıkların ortadan kaldırılmasında desimal dosya sistemi ile yapılan dosya sırtlığı belgelere kolay ulaşım sağlayacaktır. Böylece ispat belgelerine ulaşım kolay bir hal alacaktır. 9.10.2003 tarih ve 4982 sayılı kanun olan ‘’Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’’ da dosyalamada standartlaşmayı gerekli kılmıştır.

Dosyalamada standartlaşma çalışmaları kapsamında farklı kurum ve kuruluşların aynı hizmet ve faaliyetlerinde (eğitim, sağlık ya da herhangi bir kurum fark etmeden hepsinin idari işler, mali işler, personel gibi faaliyetleri mevcuttur) aynı kod numarası ve adla anılması gerekliliği dikkate alınmıştır. Dosyalamada standartlaşma 25.03.2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelge ile yürürlüğe girmiştir. Böylece kurumlar arasında dosyalamada birlik sağlanmıştır. Milli Eğitim Bakanlığı’nın desimal dosya sistemi dahilinde dosya sırtlıklarına yaptıkları numaralandırma sistemi’nde dosya sırtlığı anahtarları kullanılır. Buna göre; genel hatlarıyla anahtarlar şöyledir;

000 – genel işler

100 – muhasebe işleri

200 – personel işleri

300 – eğitim ve öğretim işleri

400 – yönetim işleri

500 – öğrenci işleri

600 – yayın ve kitap işleri

700 – bina arsa arazi işleri

800 – donatım ve ayniyat işleri Daha özel birkaç örnek vermek gerekirse;

GENEL İŞLER DOSYA SIRTLIĞI NUMARALARI

000 Genel

012 Öğretmenlerle İlgili İstatistikler

013 Öğrencilerle İlgili İstatistikler

014 Çocukların sayım ve yazım çizelgeleridir

040 Törenler ve Kutlama Programları

050 Tatil günleri, müsamereler, mükafatlar

053 Müsabakalar

060 Geziler ve Ziyaretler

070 Okul-Aile birlikleri,

Okul koruma dernekleri

013 Öğrencilerle İlgili İstatistikler; Bu kod dosya sırtlığı kısmına yazılırken

000 genel işler kodu altında yer almaktadır. Eğitim kurumunda yer alan toplam öğrenci sayısı, toplam kız öğrenci sayısı, toplam erkek öğrenci sayısı, öğrencilerin sınıflara göre dağılımı, öğrencilerle ilgili genel olarak bilgilere ulaşılabilecektir. Ayrıca yıllar itibariyle bu kodlu dosyaları kullanarak istatistiki verilere ulaşılabilir.

500 ÖĞRENCİ İŞLERİ DOSYA SIRTLIĞI NUMARALARI

500 Öğrenci işleri genel

510 Kayıt, nakil, kabul

520 Öğrenci disiplin işleri

530 Öğrencilerin sınıf geçme, imtihan ve diploma işl.

532 Okul dışarıdan bitirme imtihanlarıyla ilg. İşler

537 Öğrencilerin tastikname işleridir

540 Öğrencilerin sağlık işleri

550 Öğrencilerim kurs ve yardım işleri

561 Öğrencilerin kamp işleri

562 Öğrencilerin spor işleri

570 Mezun olan öğrencilerle ilgili işlemler

580 Öğrencilerin devam ve takip işleri

570 Mezun olan öğrencilerle ilgili işlemler; bu kod dosya sırtlığı kısmına yazılırken

570 kodu ile kaydedilir.

Dosyanın içinde mezun olan öğrencilerin mezuniyet bilgileri yer almaktadır. Hangi puanla mezun olduğu, okul ve sınıf içerinde kaçıncı olduğu, diplomasını alıp almadığı gibi bilgiler bu dosyada tutulmaktadır.


Sosyal Medyada Paylaş Facebook Twitter Google+
Etiketler:
Eklenme Tarihi: 20 Aralık 2016

Facebook Yorumları

Konu hakkında yorumunuzu yazın


Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.